易办公管理系统:是一套全面管理零售、批发连锁店资金、物流、财务的专业信息化管理系统,对门店库存管理、门店 POS 收银、门店预定、总部采购、配送、批发分销等各类业务进行一体化综合管理的系统.广州汉泉计算机科技有限公司依托多年的客户服务经验和业内管理经验,使用业界领先的构件化软件开发技术开发了"易办公管理系统",该系统针对文具、办公用品、精品、礼品工艺品、音像、玩具、体育用品等商场、连锁店、批发等多种行业业态特性,对连锁进、销、存等核心流程进行全过程管理,重点关注和解决了连锁店远程异地经营管理的难题,帮助连锁店实现一体化进销存物流管理、精确收银监控、支持零售 POS 业务和批发销售业务、支持会员管理和多种促销策略、管理供应商和客户结算等功能,实现对连锁店经营的资金流、物流、信息流的动态实时监控,提升了连锁店企业的经营效率和竞争能力.
软件有:易办公标准版（零售 分销、批发POS 版）、易办公高级版（连锁零售 分销、批发版）等多种版本,适合文具、办公用品、精品、礼品工艺品、音像、玩具、体育用品等商场、连锁店、批发 等多种行业业.易办公软件通用标准化的连锁店管理解决方案,将全面向您展示易办公软件对于您所在行业的深度理解和丰富经验.
系统概述
本软件以 POS 零售和进销存管理为核心,将连锁店管理、往来结算、商场进销存和 POS 管理等各个领域全面集成,结合易办公软件多年来服务于连锁店信息化的经验,整合优化连锁店的运作流程,帮助连锁店提高营运效率,突破门店众多、异地沟通困难的瓶颈,为自营门店、加盟店、收银部、财务部、采购部、仓管部、销售部、配送中心 等部门提供统一的管理应用平台,保证各个部门的工作全面信息化,使得各个部门真正做到信息共享、业务协同,最终整体提高企业的工作效率和经营竞争力.
1、 实现胖总部、瘦门店的管理模式,总部、配送中心、分支机构之间一体化管理,统一控制管理各门店的营运,支持加盟店管理,帮助客户快速复制门店,快速扩大连锁店规模.
2、 准确了解连锁店的进销存情况、往来帐情况,各配送中心和门店实时库存情况,及时得到各门店准确的营运分析报表、库存分析报表.及时、准确地获取每一天、每一单品的经营利润和销售分析数据,以指导采购行为和门店的销售行为
3、 支持会员管理,支持会员积分、储值、折扣、促销等业务,支持各类促销业务.
4、 系统结合行业经验,实现软件辅助采购补货、辅助配货、辅助结算等功能,降低人为操作的出错概率.
5、 系统实现实时在线联网技术,随时随地了解各地门店发生的最新业务情况,通过内置协同软件,提高企业内部协同沟通能力.
系统特点
支持集团化管理
支持制造、批发、零售混合体系;支持多企业、多配送中心;支持单一配送、上下级配送等各种灵活的配送模式.实现集团级统一采购、统一配送、统一调拨、统一价格控制、统一核算等,降低各个环节的成本.解决复杂的物流体系和各个独立核算单位之间的结算关系;支持加盟的业务模式.实时的集中式系统:基于互联网运行,门店、配送中心应用系统简单安装,支持快速大量异地开店,实现门店各种数据实时在总部集中共享,真正实现对跨区域分散经营的集中统一管理.
以零售 POS 管理为基础
通过统一计算机 POS 收银,来杜绝管理漏洞,收款管理准确化是其他领域管理的前提,需要 POS 功能强大全面,稳定可靠支持单机操作.
进销存物流管理为核心
零售行业处于商品流通体系中最靠近终端消费者的位置,物流品种多,流动性大,一品多码、一码多品,存在多种配送模式,库存状态复杂(如,采购在途、配送在途、可用库存、预留库存、预订库存等状态),必须使用计算机技术参与管理,才能实现精确的物流进销存管理.
多种复杂结算方式并存
供应商和客户存在多种复杂的结算方式,如经销、代销、联营、保底等等,具体结算的时候还需要考虑供应商各种费用的分摊等情况,因此供应商准确及时结算是财务管理的难点之一,计算机系统实施后可以快速见效,帮助财务人员提高工作效率.
会员管理和促销管理
现代商业业态的发展,会员卡储值、 打折、积分、 会员制营销等越来越重要, 提供会员卡的发行、回收、挂失、延期、换卡、作废等操作, 各种各样的促销手段,例如:买送、量贩、特价、促销、赠品、礼品券、会员特价
功能说明
模块
功能
备注
基础数据
物料编码 (仓库、物料分类、物料编码、物料科目、标签打印)
仓库、物料分类,物料、货架等基础信息的设置.可以针对物料分类进行权限控制,避免企业数据外流.
支持多级单位的设置和使用,方便系统的日常应用.
业务伙伴 (伙伴片区、伙伴分类、供应商、客户、业务伙伴查询、业务伙伴权限控制)
供应商、客户信息的设置,可以针对供应商设置权限,对进货渠道进行保密控制
财务设置 (经营费用、营业外收入、结算方式、会计科目、凭证类型、月结设置 … … )
软件内嵌标准的借贷记帐法财务核算模块,系统业务发生的时候自动生成记帐凭证来处理,企业可以方便地使用此功能做企业的内部帐
期初建帐 (期初库存、期初应收、期初应付、期初科目余额)
系统上线的初始化工作流程
采购管理
采购业务 (采购订单、进货单、进货退货单、采购需求分析、采购计划)
支持单据流转处理、支持采购单据审批
系统支持自动采购功能,帮助企业实现精确科学采购.
采购分析 (采购订单分析、进货单分析、进货退货单分析、采购数据分析)
提供超过 200 种采购业务分析报表
供应商返利 (返利规则、供应商返利管理)
申购管理 (申购单、申购处理)
存货管理
库存账簿 (库存明细帐、库存分布帐、出入库明细、流动月报表、库存警戒分析、库存财务分析)
全面翔实的库存账簿数据报表,通过设置库存标准,自动分析出物料的积压情况和缺货情况,做好库存管理工作.
库存查询 (进销存一览表、可用库存查询、库存 ABC 分析、库存金额分析)
支持可用库存管理(提供超过 100 种分析报表)
库存业务 (库存盘点、盘盈单、盘亏单、其他增加单、其他减少单、成本调整单)
强大的库存盘点功能,支持部分盘点、手工页表盘点、盘点机盘点等模式.
配货控制 (总库存标准、分仓库存标准、库存警戒分析、采购计划)
组装拆卸 (货品关系设置、货品组装、货品拆卸)
方便企业灵活地调整产品的最终销售形态,可支持礼盒等销售习惯,例如可以销售某文具,也可以组装出套装文具系列来进行销售.
零售管理
后台编码 (分店、收银机、收银员、分店价格策略、收银班次、收款方式、外币类型、信用卡类型、电子称、小票格式定义、散装商品、外币定义 … … )
多售价管理方案.不同店面、不同区域实现售价差异化,支持定义加盟店使用什么价格进行内部销售.
发布接收 (发布编码、发布散装商品、复核 POS 数据、收银实时管理、自动复核)
支持 ADSL 宽带模式进行连接,也支持在网络故障的情况下临时使用 U 盘来处理数据
促销管理 (时间段特价、批量价格优惠、赠品目录、储值卡限售、组合促销、买赠促销)
促销管理功能做得很细致,可以控制各门店是否参与特价活动、是针对普通顾客还是会员,目前肯德基、麦当劳使用的促销模式都全面已经支持.
统计分析 ( POS 销售分析、 POS 收款分析、 POS 退货分析、 POS 异常数据分析、收款分析、缴款分析、小票汇总分析、核对小票完整性、信用卡费用统计、 POS 销售对比、促销效果分析)
系统提供了超过 150 种各类 POS 分析报表,包括二维表和交叉表等各种表现方式.
礼券管理 (礼券类别、礼券管理、礼券发放、礼券查询)
支持自动生成礼券序列号,支持按序列号管理礼券
条码标签打印 (条码标签格式设置、批量打印条码标签)
支持可视化自定义产品标签格式,支持 ARGOX 系列条码标签打印机.
会员管理
会员编码 (会员卡系列、级别、管理、分店设置、奖品管理、不积分商品、不打折商品 … … )
支持连锁店店统一使用会员卡,支持会员卡的 积分、储值、优惠、返利等等各类业务.
会员业务 (会员卡充值、状态设置、打折、换卡、积分兑奖、积分返利、积分换券、会员信用设置 … … )
全面支持各类会员卡业务,特别是会员卡储值、打折、积分业务可以帮助企业快速抢占市场,给企业提高充分的现金流.
会员分析 (会员充值查询、消费查询、积分明细、付款明细、到期查询 … … )
帮助企业快速筛选出有价值的高端会员及忠诚会员.
配送调拨
门店配送计划 (根据门店库存情况、系统自动给出配送计划,保证门店不会缺货影响生意 … … )
支持门店自动申请货品,也支持总部自动配送货品.
分店管理 (分店每日订货、分店调拨确认、分店库存分析)
门店订货系统自动提供销售数据、同期数据为参考,帮助提高订货准确率.
调拨管理 (仓库配货标准、仓库调拨单、变价调拨单、调拨确认、调拨差异处理、配送路线制定)
专门为加盟店业务提供了变价调拨单,调拨单据数据可以从门店订单批量引入,提高工作效率.
销售管理
销售业务 (销售订单、销售单、销售退货单、销售报价单、销售赠品单、代垫费用查询)
价格管理 (标准价格调整单、支持定义多套价格、支持定义老客户价格)
支持定义产品的销售利润率,并进行利润率分析报警
信用管理 (风险等级、信用等级、部门授信、客户授信、业务员授信)
销售提成 (佣金策略、业务员类别、业务员级别、指定销售任务、销售任务完成情况、任务完成排行榜、业务员佣金明细)
销售分析 (各类销售单据分析、滞销分析、销售数据综合分析、退货率分析、退货对比分析、毛利分析 … … )
系统提供全面的销售分析功能,从多方位多角度帮助企业分析大宗销售业务.
财务管理
账务处理 (凭证制单、凭证审批和复核、凭证查询、总帐、明细帐、月末结帐 … … )
系统提供了标准的会计核算模块,需要做内部帐的会计业务可以到这里进行.
供应商结算 (经销协议定义、供应商结算)
支持按金额结算、按单据结算、联营结算、受托代销结算等各类结算方式.
客户结算 (客户结算协议设置、客户结算)
专门面对大宗销售开展的往来结算业务,支持按金额结算及按单结算等方式.
日常业务 (经营费用输入、营业外费用输入、查询往来帐、查询财务报表)
提供标准的资产负债表和损益表
财务接口 (导出系统凭证给其他管理系统)
支持用友、金碟和浪潮等
系统维护
权限管理 (公司部门、人员设置,设置各级机构的功能权限、数据权限)
支持设置 分店查询权限、类别查询权限、供应商查询权限、报表查询权限、
系统设置 (设置系统特点、自定义菜单)
提供个性化定制管理系统的能力,充分满足不同客户对管理需求的不同.
单据设置 (单据分类管理、审批流程定义、单据引用设置、单据回收站、单据审批中心、待记帐单据、我的未清单据、定义审批人员)
支持业务单据特点设置、设置多级审批.
报表管理
报表二次开发
可以按客户要求进行各类报表的二次开发
各类业务分析报表
采购、销售、物流等部门,日、月、季、年等管理报表,供绩效考核与结算.(提供超过 150 种分析报表)
协同办公
内部 QQ 、内部电子会议
支持内部进行 QQ 通信,提高沟通效率,降低电话费用
内部邮件
支持内部进行邮件通信,内部单据审批
文档管理
支持保存各类相关文档,如供应商合同、产品照片 ……
提醒和预警 (会员生日提醒、往来账提醒、库存缺货报警、库存积压报警、试销提醒、审批提醒 … … )
系统自动提醒相关人员 及时关注 和 处理各类信息.
公司新闻和公告
发布公司新闻和公告,可设置阅读权限.
门店 POS
POS 销售 (挂单、提单、结算、重新打印等等功能,支持自定义热键,支持各种常用的 POS 机器及设备)
支持多会员卡、银行卡、信用卡、礼券、信用卡手续费管理等
触摸屏支持
专门有触摸屏版本支持双屏幕广告功能
IC 卡、非接触 IC 卡支持
支持 IC 卡断网单机消费
数据补传
系统自动检测单机工作,会提醒进行数据补传
单机工作
支持单机工作,支持自动断网重新连接
系统软硬件需求和网络建设
本系统网络建设简单,软件硬件要求较低,使用普通的收银机即可很流畅地实现计算机管理目标,具体的软件硬件设备需求如下:
管理站点
硬件: INTEL P4 以上 CPU , 512M 内存, WIN2000/WINXP 操作系统.
POS 机器
INTEL ATOM 1.6G 以上, 512M 内存, WIN2000/WINXP 操作系统.
客户收益
使用易办公管理系统,对企业进行全面的信息化建设,可以在以下方面对客户提供真正的帮助:
营业数据信息化,实现企业统一管理 ,通过对进销存、零售 POS 、供应商结算等信息进行管理和控制,从而实现整个物流业务的统一管理.为企业管理者提供准确、快捷、可靠的数据分析功能,降低成本,提高企业效益.系统支持纯零售模式、零售 + 批发综合经营模式,各模式下都支持 。
